电销卡公司费用报销流程与系统操作规范

一、总则与适用范围

本制度适用于电销卡公司全体员工及业务相关费用报销管理，旨在规范费用审批流程，明确财务责任，保障报销行为的合规性。所有费用报销须遵循“前款不清、后款不借”原则，单笔超5000元需提前3天报备财务部。

二、费用报销流程

标准化报销流程包含以下核心步骤：

1. 申请提交：经办人通过系统填写《费用报销单》，注明事由、金额及费用类别，并上传电子票据；
2. 部门审核：部门负责人48小时内核实费用真实性，确认预算额度；
3. 财务复核：财务部核验票据合规性（含发票代码、金额一致性），超预算需附加说明；
4. 终审支付：总经理审批后，财务5个工作日内完成付款。

三、系统操作规范

公司采用数字化报销系统，操作要求如下：

• 票据上传须清晰展示交易方、金额、日期，PDF/JPEG格式单文件不超过10MB；
• 差旅报销需关联《出差申请单》审批编号，未关联单据自动驳回；
• 紧急支付申请需在备注栏标注“加急”，同步电话通知财务对接人。

四、凭证管理与要求

纸质凭证存档规范：

电子发票需打印纸质版并标注系统流水号，与电子记录双重存档。

五、违规处理与监督

发现虚假报销、重复报销等行为，按以下规则处理：

• 首次违规：追回款项，扣发当月绩效20%；
• 累计三次：暂停报销权限，纳入年度考核黑名单；
• 重大舞弊：移送审计部门并追究法律责任。

通过制度流程与系统管控的双重约束，可有效提升电销卡公司费用报销效率，降低财务风险。建议每季度开展系统操作培训，并设立跨部门稽查小组进行流程审计。