一、基础邮件格式选择
阿里云企业邮箱支持多种邮件格式以满足不同场景需求：
- HTML格式：适用于需要插入图片、表格或品牌元素的场景，通过可视化排版提升专业度
- 纯文本格式：适合快速发送简明信息，具有最高兼容性和加载速度
- Markdown格式：通过轻量级标记语言实现结构化内容，便于技术文档的编写
二、正文排版优化指南
遵循以下原则可提升邮件可读性：
- 使用标准字体（如Arial、宋体），字号建议14-16px
- 段落间空一行，重要信息用加粗或高亮色块标注
- 长文本采用三级标题分级，例如：
项目进度
| 元素 | 推荐格式 |
|---|---|
| 超链接 | 蓝色下划线+描述性锚文本 |
| 列表 | 圆点符号或数字编号 |
三、附件与安全配置
优化附件管理需注意：
- 优先使用PDF格式保证跨平台兼容
- 超过10MB文件建议使用云存储链接
- 启用邮件加密功能保护敏感数据
通过域名控制台添加TXT解析记录，可强化DKIM签名认证
四、自动化规则应用
在邮箱设置中创建收信规则实现自动处理：
- 按发件人/主题自动分类归档
- 为特定邮件添加颜色标签
- 设置自动回复模板（含返回时间说明）
通过格式标准化、结构化排版和安全配置的组合优化，可显著提升阿里云企业邮箱的沟通效率和专业性。建议定期检查域名解析状态，并结合自动化规则降低人工操作成本
